Alle zaken die gekocht en verkocht worden en alle betalingen die ontvangen en gedaan worden, dienen te worden bijgehouden. Wanneer dit per bank gebeurd, is het verstandig een bankboek bij te houden.
Het bankboek is voor alle ontvangsten en uitgaven die plaatsvinden via de bank. Het bankboek kan worden bijgewerkt aan de hand van alle bankafschriften. Voor elke bankrekening van je bedrijf, dient een apart bankboek te worden bijgehouden.
Het voordeel van betalen of ontvangen per bank is dat alles op de bankafschriften te staan komt. Je kunt alle transacties dus weer gemakkelijk traceren. Ook is het zo dat het beginsaldo en het eindsaldo vermeld staat op het bankschrift.
Bankafschriften zijn ook gemakkelijk te verwerken in de administratie van je bedrijf.
Wanneer je de keuze heeft tussen een transactie per kas en een transactie per bank, dan is het verstandig om te kiezen voor de banktransactie. Alle transacties per bank staan namelijk geregistreerd op datum en deze informatie kun je niet verliezen.
Het is vooral handig voor de belastingdienst om overzichtelijke afschriften in te leveren in plaats van een misschien wel slordig kasboek.
Er zijn enkele programma’s die geschikt zijn om het bankboek te maken. Er zijn bedrijven, waar veel bankmutaties plaatsvinden, die hun bankafschriften elektronisch in laten lezen.
Met behulp van de banknummers en de omschrijvingen worden alle mutaties op het bankafschrift automatisch gekoppeld aan de debiteuren en crediteuren. Soms is het zelfs mogelijk dat de mutaties nog worden toegekend aan individuele posten.
Hier kunnen wel wat dingen bij fout gaan. Soms zijn er bedrijven die met een ander bedrijf zowel de relatie van debiteur als van crediteur hebben. Het programma zou hier dan fouten bij kunnen maken. Ook kan er een fout plaatsvinden in de verwerking van verzamelboekingen.
Soms komt het voor dat bedragen die automatisch geïncasseerd zijn, niet terecht komen in de kosten. Het is daarom belangrijk het bankboek altijd nog na te lopen om eventuele fouten eruit te kunnen halen.