Debiteuren zijn klanten (kunnen zowel personen als bedrijven zijn) die nog moeten betalen aan het bedrijf. Dit kan dan gaan om goederen of diensten die door het bedrijf aan de klant zijn geleverd.
Alle debiteuren staan aan de linkerkant van de balans. Een bedrijf gaat er tijdens de boekhouding namelijk van uit dat de klanten nog gaan betalen aan het bedrijf.
Wat erg belangrijk is, is dat u uw debiteurenadministratie goed bijhoudt.
Om te beginnen stuurt u dus facturen aan uw klanten. Deze facturen moeten duidelijk zijn, en ze moeten laten zien wat iemand moet betalen, hoeveel er betaald moet worden en wanneer er betaald moet worden. Het is handig om van elke factuur een kopie te bewaren.
De factuur moet wel voldoen aan wettelijke eisen. Deze kunt u vinden op de website van de belastingdienst.
Wat er in ieder geval op een factuur moet staan:
- De datum waarop de factuur is opgesteld;
- De datum waarop uw bedrijf het product of de dienst heeft geleverd;
- De naam en het adres van uw bedrijf;
- Uw BTW identificatienummer;
- De naam en het adres van de klant;
- Een duidelijke omschrijving van het product of de dienst die geleverd is;
- De hoeveelheid of omvang en aard van het product of de dienst die geleverd is;
- Het BTW bedrag in euro’s.
Het is belangrijk om de debiteurenadministratie goed bij te houden. Doe daarom alle kopietjes van de verstuurde facturen in een map op volgorde van de factuurnummers of wat u maar makkelijk vindt. Zijn er bijzonderheden omtrent een bepaalde factuur, maak dan een aantekening op de achterkant van de factuur.
Het is verstandig om in een spreadsheet (bijvoorbeeld Microsoft Excel) een debiteurenadministratie bij te houden. Zet daarin de factuurdatum, het factuurnummer, de uiterste betaaldatum, de naam van de klant en het bedrag. Eventuele aanvullende informatie kunt u er uiteraard ook bijzetten.
Als u uw geld snel wilt hebben, dan is het geven van een korting een goed idee. U kunt uw klanten dan bijvoorbeeld een korting van drie procent geven wanneer zij betalen binnen twaalf dagen na de factuurdatum.
Het is verstandig te zorgen voor goede software en eventueel een boekhouder. Dit is vooral aan te raden wanneer uw bedrijf erg gaat groeien. U wint daarmee tijd, die u kunt besteden aan het leiden van de onderneming. Dit is namelijk nuttiger voor u dan het bijhouden van alle debiteuren. U kunt u tijd dan besteden aan bijvoorbeeld klantcontacten of het binnenhalen van nieuwe klanten.