Financiële administratie voor ondernemers

Voorstellen dat je administratie een immense bibliotheek is. Elk boek, elk document, is een bewijs van je financiële avonturen als ondernemer. Als je ooit de weg kwijtraakt, ga je terug naar je bibliotheek om te zien waar je heen ging en waar je heen moet. Dat is precies wat financiële administratie voor jou doet.

Het beheren van je eigen financiën en boekhouding kan voelen alsof je een enorme puzzel in handen hebt. Maar met de juiste tools en kennis los je deze puzzel snel en efficiënt op.

Waarom financiële administratie zo belangrijk is

Het belang van een gedegen financiële administratie kan niet genoeg benadrukt worden. Het helpt je bij het nemen van geïnformeerde beslissingen voor je bedrijf, bij het opstellen van je belastingaangifte en bij het hebben van een duidelijk beeld van waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.

Wat is boekhouding eigenlijk?

Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële transacties en is een cruciaal onderdeel van de financiële administratie. Of je nu een zzp‘er bent of een groot bedrijf hebt, het correct bijhouden van je boekhouding zzp of bedrijfsadministratie is belangrijk. Maar wat betekent administratie nu eigenlijk? In essentie gaat het om het organiseren, vastleggen en analyseren van alle financiële gegevens van je onderneming.

De basics van administratie voor ondernemers

Hier zijn enkele kernpunten om in gedachten te houden:

• Wat doet een administratiekantoor? Ze bieden meestal diensten aan zoals het opstellen van jaarrekeningen, belastingaangiften, salarisadministratie en meer.
• Administratie bewaren: Het is essentieel om je administratie netjes en georganiseerd te houden. Je moet je facturen, bonnetjes, bankafschriften en andere relevante documenten bewaren.
• Hoe lang facturen bewaren? Voor de belastingdienst moet je facturen ten minste 7 jaar bewaren. Dit is de wettelijke bewaartermijn.
• Financiële softwarepakketten: Deze tools helpen je je financiën bij te houden en je administratie te stroomlijnen.

Je financiën en boekhouding beheren als een pro

Het beheren van financiën en boekhouding als ondernemer hoeft niet overweldigend te zijn. Hier zijn enkele stappen om je te helpen:

1. Organiseer je financiële administratie

Of je nu kiest voor een online financiële administratie bijhouden of traditioneel papierwerk, zorg ervoor dat alles goed georganiseerd is.

Begin bij het begin: label en categoriseer al je documenten. Zo vind je snel terug wat je nodig hebt. Maak bijvoorbeeld mappen voor facturen, bonnetjes, contracten en bankafschriften. In een digitaal systeem kun je makkelijk mappen en submappen maken, net zoals in een fysieke archiefkast.

Werk elke week even aan je administratie. Dan stapelt het werk zich niet op en houd je overzicht. Noteer ook belangrijke data, zoals de uiterlijke inleverdatum voor de belastingaangifte. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

En, heel belangrijk: maak regelmatig een back-up van je digitale financiële administratie. Je wilt niet al je gegevens kwijtraken door een technisch probleem. Als je papierwerk gebruikt, overweeg dan kopieën te maken en die op een andere plek te bewaren.

Het klinkt misschien als veel werk, maar met een goed systeem bespaar je uiteindelijk tijd. En het geeft rust in je hoofd, omdat je weet dat alles op orde is.

2. Begrijp debiteuren en crediteuren

In essentie zijn debiteuren de mensen die jou geld verschuldigd zijn, terwijl crediteuren degenen zijn aan wie jij geld verschuldigd bent.

Dus stel, je verkoopt een product aan iemand en die persoon moet jou nog betalen, dan is die persoon jouw debiteur. Aan de andere kant, als jij materialen koopt voor je bedrijf en je hebt de leverancier nog niet betaald, dan is die leverancier jouw crediteur.

Het goed bijhouden van je debiteuren en crediteuren is belangrijk voor je cashflow. Wanneer klanten niet op tijd betalen, kan dat een probleem vormen voor jouw liquiditeit. Daarom is het handig om regelmatig je debiteurenlijst te controleren en eventueel herinneringen te sturen.

Bij crediteuren is het zaak om te zorgen dat je op tijd betaalt. Te laat betalen kan leiden tot extra kosten of een slechte relatie met je leverancier. Bovendien is het slim om afspraken te maken over betalingsvoorwaarden. Misschien kun je korting krijgen als je vroeg betaalt, of is het mogelijk om een betalingsregeling te treffen als je wat meer tijd nodig hebt.

In beide gevallen geldt: communicatie is key. Praat met je klanten en leveranciers, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.

3. Ken je doel

Wat is het doel van je financiële administratie? Het helpt je bij het volgen van inkomsten en uitgaven, zorgt voor financiële transparantie en helpt bij het nemen van zakelijke beslissingen.

Door je administratie op orde te hebben, zie je snel waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Misschien merk je dat bepaalde producten of diensten beter verkopen dan andere. Of misschien geef je te veel uit aan zaken die niet echt nodig zijn.

Ook voor de belastingdienst is een duidelijke financiële administratie belangrijk. Je wilt niet te veel, maar ook zeker niet te weinig belasting betalen. Een goede administratie maakt het invullen van je belastingaangifte een stuk eenvoudiger.

Daarnaast kun je met een helder overzicht makkelijker plannen voor de toekomst. Wil je investeren in nieuwe apparatuur? Of wil je juist besparen op bepaalde kosten? Met de juiste gegevens maak je betere keuzes.

Kortom, zie je administratie als een tool. Een tool die jou inzicht geeft, je helpt bij het sturen van je bedrijf en je beschermt tegen onverwachte financiële verrassingen.

4. Nog wat kleine tips

1. Budgetteer en Plan Vooruit: Maak aan het begin van elk jaar of kwartaal een budget. Dit geeft je inzicht in verwachte inkomsten en uitgaven en helpt je om financiële doelen te stellen.
2. Gebruik Online Boekhoudsoftware: Moderne software zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden.nl maakt het eenvoudiger om je administratie bij te houden, facturen te versturen en rapporten te genereren.
3. Automatiseer Waar Mogelijk: Stel automatische betalingen in voor terugkerende kosten en maak gebruik van bankkoppelingen in je boekhoudsoftware.
4. Factureer Tijdig: Verstuur facturen direct na het leveren van een dienst of product en stel eventueel automatische herinneringen in voor openstaande betalingen.
5. Scheid Zakelijk en Privaat: Gebruik verschillende bankrekeningen voor zakelijke en privétransacties. Zo houd je overzicht en voorkom je vermenging van kosten.
6. Regelmatige Evaluatie: Controleer maandelijks of kwartaal je financiële administratie. Kijk naar zaken zoals cashflow, openstaande debiteuren en crediteuren, en de haalbaarheid van je budget.
7. Blijf Op de Hoogte van Belastingregels: De belastingwetgeving kan veranderen. Zorg dat je up-to-date blijft om boetes te voorkomen en mogelijke voordelen te benutten.
8. Bewaar Alle Bonnetjes: Hoewel bijna alles digitaal is, is het toch goed om alle bonnetjes en facturen te bewaren, fysiek of digitaal. Ze kunnen nodig zijn voor belastingdoeleinden of audits.
9. Investeer in Opleiding: Overweeg een basiscursus boekhouding of financieel management te volgen. Dit geeft je meer inzicht in je eigen administratie.
10. Stel een Noodfonds In: Onvoorziene uitgaven kunnen altijd voorkomen. Door een reservepotje te hebben, ben je beter voorbereid op onverwachte financiële tegenslagen.
11. Vraag Om Hulp: Als je twijfelt over bepaalde aspecten van je administratie, schroom dan niet om een financieel adviseur of boekhouder in te schakelen. Zij kunnen je waardevolle inzichten en adviezen geven.
12. Periodieke Back-ups: Zorg ervoor dat je regelmatig back-ups maakt van je financiële gegevens. In het geval van technische problemen of andere onvoorziene omstandigheden ben je dan niet alles kwijt.
13. Werk Vooruit: Probeer, waar mogelijk, je administratie een paar dagen voor het einde van de maand af te ronden. Dit zorgt voor een soepele overgang naar de volgende maand.
14. Digitaliseer: Als je nog papieren documenten hebt, overweeg dan om ze te digitaliseren. Dit bespaart ruimte en maakt het makkelijker om specifieke documenten terug te vinden.
15. Houd Personeelskosten Bij: Als je medewerkers hebt, houd dan nauwkeurig alle kosten bij die hiermee verband houden, zoals salarissen, bonussen, en eventuele andere vergoedingen.
16. Wees Alert op Fraude: Zorg voor voldoende beveiligingsmaatregelen om fraude te voorkomen, zoals tweestapsverificatie voor financiële software en regelmatige controles van transacties.
17. Vaste Administratiedag: Stel een vaste dag in de week of maand in om aan je administratie te werken. Een vast ritme zorgt ervoor dat je het niet vergeet en dat je administratie up-to-date blijft.
18. Kijk Kritisch naar Uitgaven: Evalueer periodiek je zakelijke uitgaven. Zijn er abonnementen die je niet meer gebruikt? Of uitgaven die je kunt verminderen? Door hier kritisch naar te kijken, kun je besparingen realiseren.
19. Houd Rekening met BTW: Zorg ervoor dat je altijd een duidelijk overzicht hebt van de BTW die je moet afdragen of terugkrijgt. Reserveer dit bedrag zodat je niet voor verrassingen komt te staan bij de BTW-aangifte.
20. Documenteer Processen: Schrijf de stappen op die je volgt bij je administratieve taken. Mocht je ooit iemand anders in je bedrijf willen inwerken of taken willen uitbesteden, dan is het handig om een gestandaardiseerd proces te hebben.
21. Stel Financiële Doelen: Door doelen te stellen, zoals een bepaalde omzet of winstmarge, heb je iets om naartoe te werken en kun je je voortgang beter meten.

5. Overweeg uitbesteden

Als je je overweldigd voelt, kun je overwegen je financiële administratie uit te besteden aan een professional. Dit kan je tijd en stress besparen.

Denk eraan: niet iedereen is een geboren boekhouder. En dat hoeft ook niet! Er zijn genoeg experts die graag de administratieve klusjes voor je doen. Door je administratie uit handen te geven, kun je je richten op wat je echt leuk vindt en waar je goed in bent.

Maar hoe kies je de juiste professional? Begin met rondvragen in je netwerk. Misschien kennen vrienden of collega’s wel een betrouwbare boekhouder. Lees ook online recensies en vergelijk prijzen. Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek en kijk of het klikt. Het is belangrijk dat je iemand kiest die bij je past en je bedrijf begrijpt.

Bedenk wel dat uitbesteden kosten met zich meebrengt. Maar zie het als een investering. Een goede boekhouder kan je ook advies geven over belastingvoordelen en andere financiële zaken. Zo verdien je die investering vaak snel terug. En het allerbelangrijkste: je slaapt weer rustig, wetende dat je administratie in goede handen is.

Conclusie financiële administratie

Of je nu net begint met je onderneming of al jaren bezig bent, een gedegen financiële administratie is de ruggengraat van elk succesvol bedrijf. Door op de hoogte te blijven van je inkomsten, uitgaven en alles daartussenin, leg je de basis voor groei en succes. En onthoud, je bibliotheek van financiële kennis is er altijd om je te begeleiden.

Nog makkelijker

Wil je het nog makkelijker maken. Ga dan voor online boekhouden. Klik op de oranje knop voor meer informatie.