Alle grootboekrekeningen verzameld wordt het grootboek genoemd. In dit grootboek wordt van alle rekeningen een apart overzicht bijgehouden met daarop de wijzigingen die in een bepaalde periode hebben plaatsgevonden.
Het komt vaak voor dat alle wijzigingen worden geregistreerd in dagboeken. Vervolgens worden ze automatisch in het grootboek verwerkt.
Wanneer er gekeken wordt naar bepaalde waarden die in het grootboek staan, dan is het mogelijk om de financiële gesteldheid van een bedrijf op een bepaald moment te bepalen.
Enkele waarden die terug zijn te vinden in het grootboek zijn de volgende:
- Activa (de bezittingen van het bedrijf)
- Passiva (hoe de bezittingen van het bedrijf gefinancierd zijn)
- Eigen vermogen (de openstaande schulden minus de activa)
- Omzet (het totaalbedrag van alle verkopen)
- Kosten (alle posten die aan de debetzijde in de min van het totale resultaat worden geboekt)
- Opbrengsten (alle posten die aan de creditzijde in de plus van het totale resultaat worden geboekt)
- Verliezen (de negatieve resultaten)
De verandering van een financieel feit kent twee verschillende kanten.
Aan de ene kant heeft een bedrijf iets verdiend of juist verloren, maar aan de andere kant is een bedrijf iets rijker geworden of juist armer. Om dit te kunnen bijhouden wordt van alle financiële gebeurtenissen een journaalpost gemaakt.
Om het anders uit te leggen: als een bedrijf ergens geld voor gebruikt, dan moet dit geld ergens vandaan komen. Waarvoor het geld gebruikt is, komt aan de debetzijde te staan.
Waar het geld vandaan komt, komt aan de creditzijde te staan. Omdat deze bedragen ten alle tijden aan elkaar gelijk zijn, zijn alle debiteringen en crediteringen altijd aan elkaar gelijk.
De linker- en rechterzijde van een balans zijn dus ook altijd in evenwicht.
Aan de hand van een voorbeeld wordt er duidelijk gemaakt wat er in een grootboek wordt bijgehouden.
Een bedrijf betaalt uit de kas (debetzijde) duizend euro aan een leverancier van grondstoffen (creditzijde). De kas krijgt dan min duizend euro en de schuld aan de leverancier krijgt ook min duizend euro.
Het is voor het bedrijf dat het grootboek heeft dan duidelijk dat er duizend euro uit de kas naar een leverancier is gegaan. Omdat er aan beide kanten duizend euro afgaat, blijft het totaal aan beide kanten van de balans gelijk.