Een journaalpost is een term die afkomstig is uit de boekhouding. Journaalposten worden gebruikt om financiële gebeurtenissen vast te stellen. Deze financiële gebeurtenissen dienen te worden gedebiteerd en te worden gecrediteerd.
Een journaalpost geeft aan wat er gewijzigd wordt en voor welk bedrag in een grootboekrekening. Een journaalpost betreft dus het saldo van de transacties, dat moet worden overgezet naar de grootboekrekening.
Door de toenemende automatisering wordt deze tussenstap eigenlijk overbodig. In het grootboek wordt tegenwoordig van alle transacties direct een verantwoording geboekt. In een nieuwe opvatting is een journaalpost dan ook een verantwoording van de manier waarop de transacties in een grootboek voorkomen en hoe ze samenhang vertonen met andere transacties.
Aan de debetzijde van een balans vindt u onder andere de gebouwen, de machines, de debiteuren, de goederen en het kassaldo terug. Aan de creditzijde van een balans vindt u onder andere het eigen vermogen, de openstaande leningen en de crediteuren terug.
Elke weergave van de verantwoording van een transactie heeft een gelijk aandeel aan de debetzijde en de creditzijde. Alle verantwoordingen omtrent transacties die plaatsvinden worden in een journaalpost bijeengebracht. Zij kennen het eerder genoemde boekhoudkundige evenwicht aan de debetzijde en de creditzijde.
Maar wat is een transactie dan precies? Eigenlijk is een transactie het gevolg van een beslissing/gebeurtenis die gevolgen heeft op financieel gebied voor de onderneming. Elke transactie heeft een reden, een datum en een omvang. Elke transactie heeft een bestedingskant. Het geld is namelijk ergens voor gebruikt, of bij iemand anders terecht gekomen.
Ook heeft elke transactie een herkomstkant. Het geld komt namelijk ergens vandaan of er is mee betaald. Daarnaast heeft elke transactie, zoals al eerder vermeld, een datum en een reden. Er is namelijk een reden geweest dat de transactie heeft plaatsgevonden. Bovendien kent een deel van de transacties een partij waarmee de transactie is aangegaan.
Er zijn verschillende soorten transacties. Zo zijn er de kastransacties die te maken hebben met het contant kopen of verkopen van diensten en/of goederen.
Maar er zijn ook geldtransacties die te maken hebben met het uitgeven of krijgen van geld. Goederentransacties draaien om het leveren of geleverd krijgen van goederen.
Ditzelfde geldt voor dienstentransacties: deze draaien om diensten die geleverd zijn aan een ander bedrijf of geleverd worden aan uw bedrijf. Administratieve transacties zijn transacties die te maken hebben met het herschikken van herwaarderingen en/of vastleggingen.
Al deze transacties hebben dus te maken met journaalposten. Elke transactie heeft eigen kenmerken en elke transactie kan aan de hand van journaalposten worden toegekend aan de grootboekrekening.