Een zakelijke creditcard is een handig hulpmiddel voor ondernemers. Je kunt er makkelijk mee betalen, online en onderweg, en je hoeft niet direct geld van je zakelijke rekening te halen. Maar juist dat gemak kan ervoor zorgen dat het overzicht verdwijnt. Zeker als je er veel mee betaalt of als meerdere medewerkers er gebruik van maken. Met een paar simpele gewoontes zorg je dat je altijd grip houdt op je uitgaven. Dat is wel zo verstandig!
Beperk het gebruik tot zakelijke kosten
Gebruik je zakelijke creditcard alleen voor bedrijfskosten. Het klinkt vanzelfsprekend, maar een vergissing is snel gemaakt. Een privéaankoop betalen met je zakelijke creditcard kan iedereen overkomen. Dat zorgt echter niet alleen voor verwarring in je administratie, maar kan ook problemen geven bij je btw-aangifte of het opstellen van je jaarrekening. Door de kaart puur zakelijk te gebruiken, houd je de zaken overzichtelijk én professioneel.
Controleer je uitgaven regelmatig
Veel ondernemers kijken pas aan het einde van de maand naar hun creditcardafschrift, maar dan ben je eigenlijk al te laat om bij te sturen. De meeste creditcards hebben een app of online portaal waar je direct kunt zien wat er is uitgegeven. Maak er een gewoonte van om minstens één keer per week even te kijken. Zo zie je snel of er onverwachte uitgaven tussen zitten of dat er kosten zijn die je kunt verminderen.
Koppel je kaart aan je boekhoudsysteem
Werk je met boekhoudsoftware zoals Moneybird, Exact of e-Boekhouden.nl? Dan kun je je creditcard vaak automatisch koppelen. Alle betalingen komen dan rechtstreeks in je administratie terecht. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en maakt je maandafsluiting een stuk eenvoudiger. Niet alle creditcards ondersteunen deze koppeling, dus controleer dit vooraf bij je aanbieder en je boekhoudpakket.
Werk je met personeel? Geef iedereen een eigen kaart
Als je medewerkers hebt die regelmatig zakelijke uitgaven doen (bijvoorbeeld om te tanken, te reizen of naar klantafspraken te gaan) dan is het handig om per persoon een eigen creditcard aan te vragen. Zo voorkom je dat iedereen dezelfde kaart gebruikt. Je kunt per medewerker een limiet instellen, en in het dashboard zie je precies wie wat uitgeeft. Dit geeft je overzicht én controle, zonder dat je alles zelf in de gaten hoeft te houden.
Let op de betaalwijze en kosten
Bij de meeste zakelijke creditcards wordt het openstaande bedrag aan het einde van de maand automatisch afgeschreven. Dat geeft je even lucht, maar houd er wel rekening mee dat het saldo dan in één keer van je rekening gaat. Controleer daarom tussentijds hoe ver je bent. Kies je voor een kaart waarmee je gespreid kunt terugbetalen? Dan betaal je daar rente over. Die extra ruimte is soms handig, maar zorg dat je weet wat het kost.
Een zakelijke creditcard maakt je flexibeler als ondernemer, zolang je het overzicht bewaakt. Door slimme instellingen, vaste routines en koppelingen met je administratie houd je controle over je uitgaven en voorkom je financiële verrassingen.